Courir après ses paiements, personne n'aime ça. Tu as peur de gêner le client, tu attends « encore un peu », et la facture finit au fond d'un tiroir. Pourtant, la plupart des retards ne viennent pas d'un client de mauvaise foi, mais d'un oubli. Une relance polie, envoyée au bon moment, règle souvent le problème.
1. Commence avant le retard
- Facture tout de suite, idéalement chez le client ou le jour même. Une facture envoyée trois semaines après le travail est payée trois semaines plus tard.
- Écris la date d'échéance sur la facture, en clair.
- Facilite le paiement : virement avec tes coordonnées bancaires sur la facture, ou paiement par carte en ligne.
2. Un calendrier simple
| Quand | Quoi | Ton |
|---|---|---|
| Le lendemain de l'échéance | Petit rappel par e-mail, avec la facture en lien | Neutre : « sauf erreur de notre part… » |
| 15 jours après | Deuxième rappel | Toujours courtois, plus direct |
| 30 jours après | Troisième rappel, puis un appel | Ferme : proposer un échéancier si besoin |
3. Le premier message, prêt à copier
Bonjour,
Sauf erreur de notre part, la facture n° 2026-0091 de 48 000 XPF est arrivée à échéance. Vous pouvez la consulter et la régler depuis le lien ci-dessous. Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message.
Mauruuru,
« Sauf erreur de notre part » laisse une porte de sortie au client : il paie sans perdre la face, et la relation reste bonne.
4. L'appel, quand l'e-mail ne suffit plus
Après le troisième rappel, décroche ton téléphone. Reste factuel : le numéro de facture, le montant, la date. Si le client a un vrai souci de trésorerie, mieux vaut un échéancier tenu qu'une facture jamais payée.
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Dans MONICASE, tu vois d'un coup d'œil les factures en retard et depuis combien de jours. La relance part toute seule par e-mail dès l'échéance passée, puis à +15 jours et +30 jours, avec le lien vers la facture. Toi, tu restes au travail, et tu vois le paiement arriver.
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